مطابق آیین‌نامه ثبت دفاتر وزرات امور اقتصادی و دارایی، چنان‌چه شرکتی سیستم کامپیوتری خود را به آن وزارت‌خانه معرفی و مجوز ثبت دفاتر به‌صورت مکانیزه را گرفته باشد، می‌تواند حداکثر تا پانزده روز بعد از پایان هر ماه اقدام به ثبت دفاتر به‌مدت یک‌ماه نماید. ضمناً‌ْ بعد از هر سه ماه حداکثر طی ده روز باید گردش و مانده خود را در پایان آن سه ماه ارائه نماید، به همین دلیل امکان صدور سند کل در سیستم تعبیه شده، تا بتوان در فرم مربوطه اقدام به صدور سند کل نموده و سپس با کمک آن می‌توان به نوشتن دفاتر قانونی اقدام نمود.

برای تهیه «سند کل» پس از ورود به سیستم در منوی عمودی، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عملیات، گزینه‌ی «صدور سند کل» را انتخاب کنید.

در قسمت بالای فرم اگر در سال مالی مورد نظر برای اسناد، سند کل صادر شده باشد، شماره و تاریخ آخرین سندی که برای آن سند کل صادر شده است را می‌توانید مشاهده نمایید.

می‌توانید سند کل را به‌صورت تجمیعی یا روزانه صادر کنید.

سیستم به‌صورت پیش‌فرض «تا تاریخ» را با تاریخ روز نمایش می‌دهد، تاریخ مورد نظر را وارد نمایید، اگر سند کل را بر مبنای «تا تاریخ» صادر نمایید، با انتخاب کلید بازخوانی، سیستم آخرین تاریخ سند را تا تاریخ وارد شده نمایش می‌دهد.

همچنین می‌توانید با انتخاب گزینه «تا شماره» شماره سند مد نظرتان را وارد نمایید، اگر سند کل را بر مبنای «تا شماره» صادر نمایید، با انتخاب کلید بازخوانی، سیستم آخرین سند را نمایش می‌دهد.

در آخر در بالای فرم، گزینه‌ی «صدور سند کل» را انتخاب کنید.

برای مشاهده لیست اسناد کل صادر شده در قسمت فهرست، گزینه‌ی «اسناد کل» را انتخاب نمایید.

برای نمایش و چاپ گرفتن از اسناد کل، گزینه‌ی چاپ را انتخاب نموده و سند کل مربوطه چاپ می‌گردد.